Geplaatst op
Steeds meer om ons heen digitaliseert. Zo lezen bijvoorbeeld nog maar weinig mensen de papieren krant en worden kerstkaarten, verjaardagskaarten en andere brieven ook steeds vaker digitaal per e-mail verstuurd. Bedrijven printen ook minder papier en kiezen tegenwoordig vaker voor een digitaal archief. In deze blog vertellen we je meer over de voordelen van digitaal archiveren.
Lagere kosten
Een digitaal archief kost minder dan een papieren archief. Deze besparing zit hem vooral in de archiefmedewerkers en de fysieke ruimte voor het archief. Met een digitaal archief heb je geen medewerkers en ruimte meer nodig om het archief te beheren. De kosten die je hiermee bespaart kun je investeren in andere belangrijke zaken voor de organisatie.
Documenten digitaal verzenden
Met een digitaal archief verstuur je documenten eenvoudig digitaal. Alle benodigde documenten zijn digitaal terug te vinden, waardoor je deze niet meer fysiek per post hoeft te versturen. Met het verzenden van deze documenten per e-mail bespaar je ook nog weer eens kosten. Het levert je dus zowel gemak als kostenbesparing op.
Informatie: snel, up-to-date en 24/7 opvraagbaar
Het lang zoeken naar informatie en bepaalde documenten is verleden tijd met een digitaal archief. Alle documenten zijn op één centrale plek opgeslagen, waardoor je niet in allerlei archiefruimtes, locaties en kasten hoeft te zoeken naar de informatie. Een digitaal archief past hierdoor perfect binnen het nieuwe werken. De informatie is met een digitaal archief altijd up-to-date en kan 24/7 opgevraagd worden door medewerkers van de organisatie. Als kers op de taart zijn de documenten ook nog door meerdere medewerkers tegelijkertijd te bekijken.
Veilige opslag
Met een digitaal archief zijn belangrijke documenten ook veilig opgeslagen. Bij het digitaal archiveren is het mogelijk om van alle bestanden een back-up te maken, zodat u bij een mogelijke crash altijd nog een extra versie achter de hand heeft. Bij een eventuele brand in een pand kunnen alle documenten mogelijk ook verloren gaan. Helaas is het dan wat lastiger om van alle papieren documenten een reserve versie achter de hand te hebben. Kies voor digitaal archiveren en alles is in veilige handen.