Geplaatst op
Door de snelle technologische ontwikkelingen ontstaan er continu nieuwe manieren om archieven digitaal op te slaan. Welke techniek of welke methode past het beste bij jouw opdracht? Houd rekening met de volgende mogelijkheden wanneer je een methode kiest.
Omgaan met verschillende soorten data
Een archief bestaat eigenlijk nooit uit slechts één soort type data. Het is belangrijk dat de techniek met meerdere soorten om kan gaan, want je hebt waarschijnlijk niet alleen tekstdocumenten in je archief liggen, maar ook afbeeldingen of facturen. Idealiter kan het systeem ook data verzamelen, publiceren en zijn alle gegevens vervolgens eenvoudig te doorzoeken. Bekende protocollen zijn bijvoorbeeld Open Archives Initiative Protocol en SRU. Ook is het handig als de technologie om kan gaan met verschillende bestandsextensies, waaronder CSV of XML.
Gebruik van standaarden
Bij digitalisering is het van belang dat alle data volgens standaard metadata schema’s en protocollen wordt opgeslagen. Dit zorgt ervoor dat de gegevens ook door andere programma’s kan worden bewerkt. Een ander voordeel is dat de gegevens worden opgeslagen volgens algemeen geaccepteerde wetgeving, waardoor je voldoet aan de nieuwste regelgeving. Nieuwe updates kunnen als gevolg daarvan eenvoudig worden doorgevoerd.
Schaalbaarheid
Als MKB-bedrijf heb je kans dat je firma blijft groeien. Groot zakelijke bedrijven kunnen een afdeling afstoten of juist een ander bedrijf overnemen. De schaalbaarheid van de digitaliseringsmethode is daarom erg belangrijk. De techniek moet makkelijk toe te passen zijn bij andere afdelingen, waar dus mogelijk ook andere soorten documenten zijn gebruikt. Daarnaast moet de methode up-to-date gehouden kunnen worden om te blijven voldoen aan wijzigende wet- of regelgeving in je eigen vakgebied.
Het kan dus zeker de moeite waard zijn om je te verdiepen in het digitaliseringsproces. Nog makkelijker is om een professioneel bedrijf in te schakelen, dat de nieuwste technieken gebruikt en het hele proces uit handen kan nemen. Hiervoor kun je bijvoorbeeld terecht bij Multiscan te Urk.
Gerelateerde berichten
Je eigen bedrijf beginnen in 5 stappen
Als je eigen baas wilt worden en je wilt dat worden in Nederland dan heb je geluk. Nederland is namelijk een heel gunstig land om je bedrijf op te...
Waarom ondertekenen we officiële documenten bij een notaris?
Veel van de belangrijke transacties die je maakt in je leven, zoals het ondertekenen van een koopcontract, gebeuren onder toeziend oog van een...